Procedimientos

Los Procedimientos Operativos son documentos que definen la forma de cómo se relacionan los distintos departamentos de una empresa a través del tiempo (Compra, Abastecimiento, Despacho, etc.). En estos documentos se norma la forma de cómo se debe actuar, de manera de evitar no saber cómo se debe realizar una acción o improvisaciones que pueden producir problemas o deficiencia a la hora de realizar el trabajo.  

Los Procedimientos Operativos son un complemento al Manual de Calidad que una empresa pueda tener y en estos se describe en detalle cómo, quien, cuando y donde se realizan las actividades que definen en el Manual de Calidad. Es decir, en el manual de calidad indican todos los procedimientos que se realizan en la empresa.

Ejemplos de Procedimientos Operativos:

·        Capacitación y entrenamiento del personal.
·        Mantenimiento de infraestructura y equipo.
·        Negociación con Proveedores.
·        Evaluación de Proveedores.
·        Productos no conforme.

Los Procedimientos Operativos aseguran:

·        Las actividades se realizan de una forma independiente de la persona que los lleva a cabo.
·        Se establece una forma ordenada y sin improvisaciones.
·        Estos conducen al objetivo definido inicialmente.

Para cumplir con el objetivo definido inicialmente en los procedimientos, se establecen tareas y estas deben estar descritas como Instructivos de Trabajo.

A diferencia de los procedimientos, los instructivos de trabajo afectan únicamente a un área o unidad funcional.

Los instructivos al redactarlo físicamente independientes de los procedimientos es una ventaja que facilita la comprensión, ya que evitan que se redacten procedimientos demasiado extensos. Por otro lado facilita la gestión de la documentación, reduciendo el número de documentos a editar, ya que de ser necesario realizar algún cambio, se debe emitir una nueva revisión del instructivo involucrado, sin tener que modificar el procedimiento como tal.

Si no existiera el instructivo de forma separada al procedimiento, por más pequeño que fuera el cambio, se debería tener que revisar el procedimiento completo, con todo el problema que trae para la administración de los documentos.

Ejemplo de Instructivos:

·        Lavado de manos.
·        Uso correcto de cuchillo.
·        Toma de temperatura.
·        Uso de maquina selladora.
·        Uso correcto de uniforme.

Para la redacción de los Procedimientos se debe involucrar a todo el personal de la organización, esto les da un sentido de pertenencia a todos los empleados y será más eficaz al lograr una elaboración en base a una mayor información. Por lo tanto los procedimientos deben ser redactados por las personas que están involucrados en el desarrollo de los procesos, ya que ellos conocen mejor las tareas que desarrollan cada día para cumplir los objetivos planteados.

El gestor de Calidad debe liderar la redacción de los documentos, identificando que procedimientos e instructivos deben ser redactados, que persona será la responsable de redactarlos y el plazo asignado para ello.

Los Procedimientos Operativos hacen referencia a la organización de los procesos y en su redacción deben colaborar los mandos medios, tales como jefe de áreas, encargados de departamentos o equipos formados de diversos departamentos. En la elaboración de los instructivos debe colaborar el personal de planta.