Los Procedimientos Operativos son documentos que definen la forma de cómo
se relacionan los distintos departamentos de una empresa a través del tiempo
(Compra, Abastecimiento, Despacho, etc.). En estos documentos se norma la forma
de cómo se debe actuar, de manera de evitar no saber cómo se debe realizar una
acción o improvisaciones que pueden producir problemas o deficiencia a la hora
de realizar el trabajo.
Los Procedimientos Operativos son un complemento al Manual de Calidad
que una empresa pueda tener y en estos se describe en detalle cómo, quien, cuando y donde se realizan las actividades que
definen en el Manual de Calidad. Es decir, en el manual de calidad indican
todos los procedimientos que se realizan en la empresa.
Ejemplos de Procedimientos Operativos:
·
Capacitación
y entrenamiento del personal.
·
Mantenimiento
de infraestructura y equipo.
·
Negociación
con Proveedores.
·
Evaluación
de Proveedores.
·
Productos
no conforme.
Los Procedimientos Operativos aseguran:
·
Las actividades
se realizan de una forma independiente de la persona que los lleva a cabo.
·
Se establece
una forma ordenada y sin improvisaciones.
·
Estos conducen
al objetivo definido inicialmente.
Para cumplir con el objetivo definido inicialmente en los
procedimientos, se establecen tareas y estas deben estar descritas como Instructivos de Trabajo.
A diferencia de los procedimientos, los instructivos de trabajo afectan únicamente
a un área o unidad funcional.
Los instructivos al redactarlo físicamente independientes de los
procedimientos es una ventaja que facilita la comprensión, ya que evitan que se
redacten procedimientos demasiado extensos. Por otro lado facilita la gestión
de la documentación, reduciendo el número de documentos a editar, ya que de ser
necesario realizar algún cambio, se debe emitir una nueva revisión del
instructivo involucrado, sin tener que modificar el procedimiento como tal.
Si no existiera el instructivo de forma separada al procedimiento, por más
pequeño que fuera el cambio, se debería tener que revisar el procedimiento
completo, con todo el problema que trae para la administración de los
documentos.
Ejemplo de Instructivos:
·
Lavado de
manos.
·
Uso correcto
de cuchillo.
·
Toma de
temperatura.
·
Uso de
maquina selladora.
·
Uso
correcto de uniforme.
Para la redacción de los Procedimientos se debe involucrar a todo el
personal de la organización, esto les da un sentido de pertenencia a todos los
empleados y será más eficaz al lograr una elaboración en base a una mayor información.
Por lo tanto los procedimientos deben ser redactados por las personas que están
involucrados en el desarrollo de los procesos, ya que ellos conocen mejor las
tareas que desarrollan cada día para cumplir los objetivos planteados.
El gestor de Calidad debe liderar la redacción de los documentos,
identificando que procedimientos e instructivos deben ser redactados, que
persona será la responsable de redactarlos y el plazo asignado para ello.
Los Procedimientos Operativos hacen referencia a
la organización de los procesos y en su redacción deben colaborar los mandos
medios, tales como jefe de áreas, encargados de departamentos o equipos formados
de diversos departamentos. En la elaboración de los instructivos debe colaborar
el personal de planta.
